Jos sinun pitäisi valita yksi asia, minkä ihmiset muistavat yrityksestäsi vuoden viimeisenä päivänä, mikä se olisi?
Jos pystyt kiteyttämään vastauksen muutamaan lauseeseen ja pidät sen mielessäsi kaikessa viestinnässä, mitä vuoden aikana teet, ihmiset luultavasti muistavat viestisi vuoden päättyessä.
Jos taas jätät yllä olevan kysymyksen kysymättä ja viestit vuoden mittaan sitä, mitä mieleen milloinkin tulee, ihmisille jää käteen muistikuva lähinnä siitä, että olet viestinyt ”jotain”.
Väärinymmärrysten korjaamiseksi sanottakoon heti perään, että tarkoitus ei ole suositella kaikkia yrityksiä viestimään vain yhtä tai kahta lausetta joka paikassa ja vuoden jokaisena päivänä. Tämä tekisi ihmisten verkko- ja somekokemuksesta aika paljon yksipuolisempaa eikä varmastikaan kannustaisi ihmisiä seuraamaan yritysten viestintää. Mutta jos haluat saada äänesi kuulumaan kaiken muun viestintätulvan joukossa – ja vielä parempaa: saada viestisi jäämään kuulijoiden mieleen – avainsanat ovat: kohdennus ja toisto.
Yrityksen viestinnän tulisi olla kohderyhmän näkökulmasta eheä ja looginen kokonaisuus, jolla on selkeät suuntaviivat. Suuntaviivat taas määritellään kohderyhmän ja sen kiinnostusten sekä viestinnän tavoitteiden perusteella.
Jos vain yksi viidestä viestistä kolahtaa, mielenkiinto lopahtaa
Liian usein viestintää lähdetään miettimään näkökulmasta: ”Mitä minä haluan sanoa maailmalle?”. No, yrityksillä on yleensä hyvin paljon erilaista sanottavaa, ja näin viestinnästä muodostuu helposti suuri sillisalaatti, jossa yritys yrittää kertoa kaiken mahdollisen kaikille mahdollisille. Yksittäinen viesti uppoaa aina jollekin, mutta mikäli kolme seuraavaa viestiä ovat huteja, vastaanottajan mielenkiinto hiipuu.
Palataanpa ihan alkuun. Viestinnän lähtökohta tulisi oikeasti olla: ”Mitä maailma haluaa kuulla minulta?”. Kun viestintää lähdetään suunnittelemaan tästä näkökulmasta, huomataan usein, että maailma tai tarkemmin yrityksen eri kohderyhmät haluavat itse asiassa kuulla eri asioita. IT-palveluita myyvän yrityksen ei vain yksinkertaisesti kannata viestiä Facebookin pienyrittäjien ryhmässä samalla tavalla kuin toisessa ryhmässä, joka on täynnä IT-alan asiantuntijoita.
Yksittäinen viesti uppoaa aina jollekin, mutta mikäli kolme seuraavaa viestiä ovat huteja, vastaanottajan mielenkiinto hiipuu.
Ja vaikka tässä tekstissä keskitymme pääosin yrityksen ulkoisen viestinnän suunnitteluun, niin todettakoon, että samat säännöt pätevät myös sisäiseen viestintään. Myöskään työntekijöitä ei kannata rasittaa turhalla heitä koskemattomalla viestinnällä. Sitä tulee joka tuutista muutenkin ihan tarpeeksi. Viestimällä työntekijöille kaiken mahdollisen varmistat samalla, että myös tärkeät henkilöstöä oikeasti koskevat asiat menevät heiltä ohi.
Siispä mieti, mitä yrityksesi eri sidosryhmät haluavat kuulla. Mikä heitä kiinnostaa ja millaisesta viestinnästä he hyötyvät? Mikä on viestintäsi tavoite? Ja lisäksi: Mikä on ydinviestisi kullekin kohderyhmälle?
Alla muutamia esimerkkejä mietintöjen avuksi:
Sidosryhmä: Työntekijät
Kiinnostuksen kohteet: Tapahtumat ja edut. Henkilöstön arkea ja tekemistä koskevat käytännöt.
Tavoite: Informointi, sitouttaminen, arvojen viestiminen
Ydinviesti: Työntekijät ovat yritykselle tärkeitä
Sidosryhmä: Kumppanit
Kiinnostuksen kohteet: Kumppanuuteen ja yhteistyöhön liittyvät asiat. Kumppanuutta edistävät asiat. Kumppanin liiketoimintaa edistävät asiat.
Tavoite: Informointi, arvojen viestiminen, kumppanuuden syventäminen
Ydinviesti: Kumppanuutemme on meille tärkeä
Sidosryhmä: Asiakkaat
Kiinnostuksen kohteet: Mitä lisäarvoa voimme tuottaa asiakkaalle?
Tavoite: Asiakkuuden syventäminen, sitouttaminen, lisämyynti
Ydinviesti: Teemme parhaamme, että asiakkaamme menestyvät
Sidosryhmä: Potentiaaliset asiakkaat, pienyrittäjät
Kiinnostuksen kohteet: Yrityksen toiminnan tehostaminen, kustannussäästöt, liiketoimintaa edistävät asiat, oman työn helpottuminen
Tavoite: Kiinnostuksen herättäminen, Asiakashankinta
Ydinviesti: Me olemme luotettava asiantunteva palveluntarjoaja ja autamme asiakkaitamme menestymään.
Edellisen perusteella esimerkiksi pienyrittäjälle kohdistetun somepostauksen olisi hyvä toteuttaa seuraavat kohdat:
- Postaus koskee aihetta, jonka avulla yrittäjä voi saavuttaa kustannussäästöjä, helpottaa omaa työtään tai joko edistää tai tehostaa omaa liiketoimintaansa.
- Postaus tarjoaa helpon tavan tutustua lisää aiheeseen, yritykseenne ja palveluihinne – tai jopa ostaa palveluita suoraan.
- Postauksessa toistetaan jossain muodossa yrityksen pienyrittäjille suunnattu ydinviesti.
Looginen kokonaisuus ja toisto vaativat suunnittelua
Alussa puhuimme jo hieman siitä, kuinka tärkeää ydinsanoman selkeyttäminen ja sen toistaminen on. Kun yrityksenne on saanut selkiytettyä edellisen kappaleen tekijät, ollaan jo hyvin pitkällä loogisen kokonaisuuden ja toiston tiellä. Suuntaviivat ovat nyt selvillä – enää puuttuu toteutus.
Uskoisin, että aika monelle somepostausten ja blogikirjoitusten tai minkä tahansa viestinnän kanssa tekemisissä olleelle yrittäjälle tai työntekijälle seuraava tilanne on kivuliaan tuttu:
Takaraivossa jyskyttää tieto siitä, että someen tai intraan pitäisi taas julkaista jotain, mutta pää kumisee tyhjyyttään ja tehtävälistalla olisi sata muutakin asiaa. Ehkä sitten ensi viikolla…
Toki on olemassa myös yrityksiä, jotka tuntuvat loistavan yritysviestinnässä ihan vain kuvaamalla omaa arkeaan. Tällaisia hyviä esimerkkejä löytyy mm. kukkakaupoista tai vaikka hyvinvointivalmentajista. Tosin, vaikka tällaisten yritysten viestintä saattaa näyttää helpolta – ei sekään ikinä tapahdu itsellään, vaan vaatii suunnitelmallisuutta ja määrätietoista toteuttamista.
Suunnittelemattomuus on tehokkain toiston ja loogisuuden tappaja. Yrityksen viestintä tulisi aina olla etukäteen suunniteltua, ja nykyajan työkalut mahdollistavat sen, että yritys voi halutessaan luoda kerralla valmiiksi vaikka puolen vuoden viestintäsisällöt. Etukäteen suunnittelemalla yritys varmistaa sen, että viestintä todella on kohdistettua, ja haluttu ydinviesti toistuu tarpeeksi usein.
Hätäisesti päästä keksityt julkaisut luisuvat helposti ansiokkaasti alkuvuodesta mietittyjen viestintälinjausten ulkopuolelle.
Hyvä suunnitelma auttaa pitämään kiinni tavoitteista
Viestinnän suunnitteluun kannattaa ottaa avuksi kalenteri tai Excel. Ensin päätetään, miten usein viestintää halutaan tehdä ja merkitään ajankohdat päivä- tai viikkotasolla ylös. Älä aseta itsellesi liikaa tavoitteita, vaan mieti, mihin resurssisi oikeasti riittävät.
Kalenteriin kannattaa lisätä myös erilaiset tapahtumat ja juhlapäivät, jotka vaikuttavat viestintäsuunnitelmaan.
Tämän jälkeen voidaan miettiä, halutaanko viestintää jakaa jonkinlaisiin teemoihin. Useilla aloilla tietyt teemat toistuvat eri vuodenaikoina vuodesta toiseen, ja näitä teemoja kannattaa käyttää hyväksi myös viestinnän suunnittelussa.
Kun sitten lähdetään suunnittelemaan yksittäisiä viestejä sisältötasolla, jokaisen sisällön kohdalla olisi hyvä määrittää etukäteen ainakin seuraavat asiat:
- Kanava – missä viesti julkaistaan?
- Teksti – millä tekstillä viesti julkaistaan?
- Kuva/video – minkälaista visuaalista materiaalia viestiin mahdollisesti liitetään?
- Linkit – mitä linkkejä viestiin lisätään?
- Muu materiaali – tarvitaanko vielä muuta materiaalia? (esim. blogi-kirjoitus, laskeutumissivu tai ladattava opas)
Muista, että selkeä, kiinnostava ja toistuva viesti jää mieleen, joten pidä koko ajan mielessä sidosryhmän kiinnostuksen kohteet, viestinnän tavoitteet sekä ydinsanoma.
Viestinnän ulkoistamisesta – Mitä jos aika ei riitä?
Etenkin pienet yritykset kamppailevat usein sen kanssa, että viestintä vie aikaa. Heille meillä on hyviä uutisia! Mikäli yritys on miettinyt läpi kaikki yllä mainitut asiat, varsinaisen sisällön tuottamisen (tekstit ja kuvat) ulkoistaminen on ensinnäkin hyvin helppoa ja toiseksi suhteellisen edullista.
Sen sijaan suunnittelutyötä emme suosittele kokonaan ulkoistettavaksi, sillä silloin on vaara, että viestinnän ydinsanoma ei enää olekaan juuri sinun yrityksesi ydinsanoma.
Tähän esimerkiksi puolen päivän workshop yhdessä ammattilaisen kanssa olisi huomattavasti parempi vaihtoehto.
Mikäli sinulla ei ole vielä kumppania, jonka puoleen kääntyä, Koordinaattoriperheen Viestintäkoordinaattorimme auttavat mielellään niin viestinnän suunnittelussa kuin sen toteuttamisessakin.
Koska jokaisella yrityksellä on oikeus sujuvaan arkeen 😊
