Millainen on hyvä hakijakokemus ja miten se toteutetaan?

 

Hakijakokemus puhuttaa nyt niin isoja kuin pieniäkin yrityksiä . Hakijakokemus tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, miten potentiaalinen työnhakija kokee yrityksen rekrytointiprosessin. Hakijakokemus on noussut työnantajamielikuvan rinnalla yhdeksi tavoitelluksi ”halutun työnantajan” merkiksi.

Omaa hakijakokemusta arvioitaessa yrityksen tulisi kysyä mm. seuraavia kysymyksiä:

 

√ Päättävätkö potentiaaliset hakijat hakea työpaikkojamme?
√  Pysyvätkö kandidaatit mukana koko rekrytointiprosessin ajan?
√  Arvostetaanko kandidaattien ajankäyttöä?
√  Hakevatko kandidaatit meille uudelleen, vaikka tulisivat kerran hylätyksi?
√  Suosittelevatko kandidaatit meitä ystävilleen rekrytoinnin lopputulemasta huolimatta?

 

Työnantajamielikuva ja hakijakokemus ovat liitossa keskenään

 

Suurin osa hakijakokemusta käsittelevistä kirjoituksista liittyy enemmän tai vähemmän työnantajamielikuvaan. Nämä kaksi yritykselle tärkeää kilpailuetua ovatkin syvässä liitossa keskenään. Hyvä hakijakokemus vaikuttaa positiivisesti työnantajamielikuvaan, ja hyvä työnantajamielikuva antaa hyvän lähtökohdan hakijakokemukselle.

Toisaalta etenkin huonolla hakijakokemuksella voidaan hyvin nopeasti tuhota aiemmin muodostunut positiivinen työnantajamielikuva. Työnantajamielikuvan ja hakijakokemuksen tärkeyteen on monissa yrityksissä herätty viime vuosina. Herääminen on pääosin johtunut työelämän muuttuvasta roolijaosta, jossa valta työpaikkojen jaossa on hiljalleen siirtynyt yrityksiltä hakijoille.Yhä useammalla alalla uusien osaajien hankkiminen töihin käy työstä – jopa huomattavasti enemmän kuin uusien asiakkaiden hankkiminen.

Hyvällä työnantajamielikuvalla ja hakijakokemuksella varustetulle yritykselle riittää osaavia hakijoita myös silloin, kun heidän kilpailijansa kamppailevat osaajapulan kanssa. Tämä tuo huomattavaa kilpailuetua ja myös suuria säästöjä rekrytointikustannuksissa.

Toisaalta myös työnhakijoiden asenteet työhön ja työnantajaan ovat murroksessa.

Kun aiemmin työnantajien houkuttimena toimivat palkka, vakituisuus ja työsuhde-edut, tänä päivänä kilpailuvaltteja ovat arvot, vapaus ja merkityksellisyys. Työ ei enää ole erillinen osa muusta elämästä, vaan se on osa elämää. Mikäli yritys haluaa houkutella näitä ns ”uuden polven hakijoita” uudet asenteet tulisi huomioida työnantajakuvan luomisessa ja niiden tulisi näkyä myös hakijakokemuksen strukturoinnissa. Hakijakokemuksen odotetaan olevan työnantajamielikuvan mukainen ja elämään sopiva:
– vaivaton ja hakijaa arvostava.

 

Mistä hakijakokemus koostuu?

 

Hakijakokemukseen vaikuttavia tekijöitä on lukuisia. Yleisesti ajatellaan, että hakijakokemus koostuu kaikista kohtaamisista hakijan ja rekrytoijan välillä, mutta todellisuudessa kokemukseen vaikuttaa myös muitakin tekijöitä. Annika Salosen pro gradu -tutkielma: sisältää kattavan ja monipuolisen listauksen hakijakokemukseen liittyvistä tekijöistä. Listaus kuuluu näin:

 

KOHTAAMISET
Kohtaamisia ovat kaikki tapahtumat, jossa hakija kohtaa yrityksen. Tällaisia tapaamisia ovat esimerkiksi rekrytointi-ilmoitus, sähköpostit, puhelinkeskustelut sekä haastattelut. Jokaisesta kohtaamisesta jää hakijalle jonkinlainen ”fiilis”, joten jokaiseen kohtaamiseen tulisi panostaa. Mikäli työnhakijalle jää jostain kohtaamisesta epävarma tunne hänen ja yrityksen yhteensopivuudesta – voi leikki pahimmassa tapauksessa jäädä kesken.

TEKNOLOGIA
Etenkin osaajat, jotka ovat nykyiseen työhönsä ”ihan tyytyväisiä”, saattavat helposti keskeyttää hakuprosessin, jos joutuvat täyttämään tietoja useaan kertaan ja moneen paikkaan. Hakuprosessilta ja hakuportaalilta odotetaan yksinkertaisuutta ja käyttäjäystävällisyyttä.

PROSESSI
Nopea ja sujuva hakuprosessi jättää hakijalle mieluisamman kokemuksen, kuin se, että hänen tulee odotella pitkiä aikoja ”varpaillaan”. Rekrytointiprosessien aikataulut pitäisi suunnitella etukäteen ja kalenteriin tulisi varata valmiiksi aika hakemusten käsittelylle ja tuleville haastatteluille.

VIESTINTÄ
Hakijakokemukseen vaikuttava viestintä sisältää sekä rekrytoijan yksisuuntaiset informatiiviset viestit että vuorovaikutteiset keskustelut hakijan kanssa. Hakija tulisi pitää ajan tasalla koko prosessin ajan ja heille tulisi pystyä antamaan aina myös henkilökohtaista palautetta.

TYÖNANTAJAMIELIKUVA
Muodostunut työnantajamielikuva vaikuttaa siihen, katsotaanko rekrytoivaa yritystä jo valmiiksi vaaleanpunaisten tai myrkynvihreiden lasien läpi. Tavoitteena on olla vähintään työnantajamielikuvan arvoinen – mielellään vielä yllättää aina positiivisesti 🙂

Hakijakokemus rekrytoinnin eri vaiheissa

Tarkasteltava rekrytointiprosessi lyhykäisyydessään:

√ Rekrytointi-ilmoitus
√ Hakijan hakemus
√ Hakemusten arviointi
√ Haastattelut
√ Analysointi ja työn tarjoaminen / hylkääminen
√ Mittaaminen

Rekrytointiprosessin alkuvaiheet

 

Ilmoitus:

Hakijaystävällinen työpaikkailmoitus on selkeä, rehellinen ja informatiivinen. Ilmoituksen tehtävä on myydä työpaikka hakijoille, mutta pidä mielessä, että ”tyhjät lupaukset” eivät ole oikea keino markkinoida yritystä tai työpaikkaa. Mikäli ilmoitus antaa yrityksestä tai työnkuvasta vääränlaisen kuvan, tuhlataan luultavasti vain hakijan aikaa ja huono hakijakokemus on taattu.

Moni yritys kirjoittaa kyllä ilmoitukseen pitkästi tehtävän vaatimuksista sekä kandidaattien toivottavasta osaamisesta, mutta kulttuurillinen yhteensopivuus kuitataan liian usein etsimällä ”hyvää tyyppiä”. Hakijat arvostavat sitä, että ilmoituksessa avataan yrityksen kulttuuria ja arvoja tarkemmin, jolloin he saavat jo ensikosketuksessa kuvan, millaiseen yritykseen ovat mahdollisesti hakemassa.

Myös ilmoituksen kanavia kannattaa miettiä hakijan näkökulmasta. Missä kanavissa hakijamme viettävät vapaa-aikaansa? Houkutteleva ilmoitus oikeassa paikassa yllättää positiivisesti ja luo vahvan pohjan hyvälle hakijakokemukselle.

 

Hakemuksen lähettäminen:

Hakemuksen jättämisestä tulee tehdä hakijalle mahdollisimman helppoa. Pitkät hakulomakkeet ovat jäämässä historiaan ja niiden tilalle tulevat nopeat muutaman klikkauksen hakusivut, joissa hakija ilmaisee kiinnostuksensa tarjolla olevaa työpaikkaa tai parhaassa tapauksessa kiinnostuksensa yritystä ja sen kulttuuria kohtaan.

CV korvataan yhä useammin viittauksella Linkedin-profiiliin ja vapaassa kentässä hakija voi halutessaan perustella tietojensa jättämisen syyn. Uusi hakijan ehdoilla kulkeva hakemusprosessi lisää entisestään työpaikkailmoituksen informatiivisuuden merkitystä. Kun avoinna oleva työnkuva, mahdolliset pakolliset vaatimukset sekä yrityskulttuuri kuvataan selkeästi – hakijoiden voidaan lähtökohtaisesti olettaa sopivan hakijaprofiiliin.

 

Hakemusten arviointi:

Hakemusten arvioinnissa hakijakokemuksen kannalta tärkeintä on pitää hakija kartalla siitä, missä mennään.

 

”Hei, hakemuksesi on otettu käsittelyyn.”
”Olemme kaikkiin hakijoihin yhteydessä viikolla 13.”
”Hei valitettavasti hakemusten käsittely venyy ensi viikkoon. Olemme pahoillamme, että joudut odottamaan.”

 

Nopea rekrytointiprosessi on aina hakijalle mieluisampi kuin hidas odottelu, mutta mikäli prosessi venyy – hakijaa olisi hyvä informoida prosessin etenemisestä. Nykyaikaisessa rekrytointijärjestelmässä tämä on tehty jopa suhteellisen helpoksi erilaisten viestiautomaatioiden kanssa, mutta myös ilman järjestelmää rekrytoivien olisi hyvä panostaa hakijoiden kanssa kommunikointiin koko rekrytointiprosessin aikana. Yleisesti ottaen hyvä ajatus olisi varata hakemusten arvioinnille aika kalenterista jo rekrytointiprosessia suunniteltaessa. Näin rekrytointiprosessin eteneminen voidaan avata hakijalle parhaassa tapauksessa jo työpaikkailmoituksessa.

 

Haastattelu:

Haastattelu vaikuttaa merkittävästi hakijakokemukseen sekä hakijan mielikuvaan rekrytoijasta. Hyvän hakijakokemuksen takaamiseksi haastatteluun tulisi valmistautua kunnolla tutustumalla ehdokkaaseen ja luomalla haastattelulle yrityksen näköinen ympärisHaastattelutilanteessa hakijalle tulisi luoda sellainen ole, että hän on tervetullut ja hänen paikalle tuloaan arvostetaan. Itse haastattelussa on hyvä tuoda esiin yrityksen kulttuuria ja kartoittaa hakijan sopimista siihen. Hakijakokemuksen tukemiseksi hakijalle tulee antaa myös aikaa kysymyksille oman haastattelurungon ulkopuolelta. Haastatteluja ennen olisi hyvä olla sovittuna jo seuraavat stepit haastatteluiden purkamiseen ja jatkopäätöksen tekoon, jotta voidaan jälleen kerran pitää hakija kartalle prosessin etenemisestä.

 

Analysointi, päätöksenteko ja päätöksestä ilmoittaminen

 

Analysointi:

Analysointityö itsessään tapahtuu yrityksen sisäisesti, mutta myös hakemusten ja haastattelujen analysoinnilla on merkitystä hakijakokemukseen. Mikäli analysointia voidaan tehdä jo haastatteluvaiheessa – voidaan hakijalle antaa haastattelussa jo palautetta siitä, miten haastattelu meni. Tämän on todettu vaikuttavan positiivisesti hakijakokemukseen. Hyvää hakijakokemusta vahvistaa se, että tehdyt valinnat ja päätökset – olivat ne sitten mitä vain – voidaan perustella ja perustellaan hakijalle läpinäkyvästi. Kun hakemusten ja haastattelujen analysointia määräävät rekrytoinnin eettiset periaatteet sekä ilmoituksessakin mainitut vaatimukset tehtävässä suoriutumiseen, tehty valinta voidaan perustella hakijalle loogisesti, ja hakijalle osataan tarvittaessa esittää perustelut sekä ehdotukset, miten hän voisi kehittää osaamistaan.

 

Positiivisesta päätöksestä ilmoittaminen:

Positiivisesta päätöksestä ilmoittaminen on lähtökohtaisesti mukavaa sekä rekrytoijalle että hakijalle, mutta tässäkin voidaan mennä metsään. Kerro hakijalle, että hän on tervetullut ja että häntä odotetaan.

 

Hylkääminen:

Hylkäysviesti ja hylkäämisestä tiedottaminen on yksi suurin hakijakokemukseen vaikuttavista tekijöistä ja koskettaa valitettavasti suurinta osaa prosessiin osallistuneista. Perinteistä ”valintamme ei kohdistunut sinuun”-viestiä ei enää arvosteta, vaan hakijat toivovat kuulevansa myös perusteluja, miksi eivät olleet se täydellinen ”match” tarjolla olevan työpaikan kanssa. Varmistaakseen positiivisen hakijakokemuksen, rekrytoijan tulisi uhrata aikaa palautteen antamiseen hakijoille. Mikäli sinulla ei ole aikaa kirjoittaa kaikille hakijoille erikseen, voi kirjoittaa viestin, missä avataan perustelut valitun henkilön rekrytoimiseen. Lisäksi kaikille tulisi antaa mahdollisuus pyytää henkilökohtaista palautetta ja kehitysehdotuksia. Perussääntönä olisi hyvä pitää, että mitä enemmän vaivaa kandidaatti on nähnyt, sitä henkilökohtaisempaa palautetta hän ansaitsee. Soita siis läpi vähintään kaikki haastatteluun saapuneet. Paras merkki hyvin tuotetusta hakijakokemuksesta on se, kun hylätty kandidaatti jää odottamaan, että saa hakea yritykseesi uudelleen!

 

Hakijakokemuksen mittaaminen

 

Hakijakokemuksen kehittämisen kannalta hakijoilta tulisi kerätä aina palaute rekrytointiprosessin onnistumisesta. Missä onnistuimme ja missä menimme metsään? Koitko rekrytoinnin aikana olosi jossain kohtaan epävarmaksi? Kokemuksen mittaamista voi tehdä jo prosessin aikana kysymällä hakijoiden fiiliksiä, mutta lopuksi olisi vielä aina hyvä lähettää hakijoille jonkinlainen kysely, minkä perusteella prosesseja voidaan edelleen kehittää eteenpäin.

 

HR-koordinaattoreillemme hyvän hakijakokemuksen tuottaminen on kunnia-asia. Mikäli haluat olla tulevaisuudessa se työntantaja, jolle haetaan töihin aina uudestaan ja uudestaan – on nyt viimeistään aika alkaa panostaa hakijakokemukseen.