Ihmiset ovat yrityksen tärkein voimavara – kyllä, mutta myös yksi tärkeimmistä kilpailueduista. Sitoutuneet, positiivisen yritysmielikuvan sanomaa levittävät työntekijät vähentävät yrityksen rekrytointikuluja itse asiassa enemmän kuin uskoisikaan. Tutustu esimerkkeihin ja laske, paljonko teidän yrityksenne voisi saavuttaa kilpailuetua HR-toimintoja tehostamalla.
Ei resurssi – vaan voimavara
HR:ää pidettiin pitkään isojen firmojen juttuna. Tiedä sitten onko syy vai seuraus, että myös HR:ään liittyvät mallit ja teoriat kuulostavat monen pk-yrityksen toimitusjohtajan tai esimiehen korvaan hyvinkin kaukaiselta ja tavoittamattomilta.
Työikäisen ikäluokan pieneneminen, työmarkkinoiden muutos sekä työsuhteiden pituuden lyheneminen ovat kuitenkin lisänneet osaavien sitoutuneiden ihmisten merkitystä kilpailuetuna ja tuoneet HR:n myös pienempien yritysten arkeen.
HR-sanan suomennos ”henkilöstöresurssit” kuvasi HR:ää hyvin ehkä 50-luvulla, mutta tämän päivän asetelmassa, jossa osaajista käydään suurta kilpailua sana ”henkilöstövoimavara” olisi huomattavasti kuvaavampi. Tosin jos yritykset tarjoaisivat HV-palveluita – sanasta voisi saada vähän väärän käsityksen.
HR:n merkitys työntekijäpolun eri vaiheissa
Me halusimme tehdä HR-käsitteestä hieman helpommin lähestyttävän, joten käytimme jo entuudestaan tuttua customer journey -diagrammia kuvaamaan työntekijäpolkua yrityksessä. Loppujen lopuksi yritykset kilpailevat nyt osaajista vähintään yhtä tiukasti kuin asiakkaistakin. Voitaneen siis olettaa, että samat työkalut toimivat myös, kun yritystä ja sen ideaa halutaan myydä asiakkaiden sijaan uusille osaajille.
Työntekijäpolku voidaan jakaa karkeasti neljään osaan:
- Rekrytointi
- Perehdytys
- Tuottava työsuhde
- Työsuhteen päättyminen
Työntekijäpolun neljästä vaiheesta ainoastaan vaihe 3 on yritykselle tuottava, kun taas vaiheet 1, 2 ja 4 ovat suoraan sanottuna rahasyöppöjä. Tästä johtuen haluamme luonnollisesti vaiheen 3 kestävän mahdollisimman kauan.
Vastaavasti haluamme, että rekrytointi ja perehdytys tapahtuisivat mahdollisimman tehokkaasti, jotta pääsemme mahdollisimman nopeasti vaiheeseen 3, jossa työntekijä alkaa tuotto ylittää tekijään kohdistuvat kulut, ja hänestä tulee ns ”kannattava työntekijä”.
Vaihe 4 tarkoittaa voittoputkemme katkeamista ja sen seurauksena joudumme usein aloittamaan prosessin alusta. Vaihe 4 on väistämätön esimerkiksi tilanteissa, jossa työntekijä jää eläkkeelle, mutta se voi myös tarkoittaa hyvän työntekijän irtisanoutumista uuden työpaikan vuoksi tai joissakin tapauksissa myös työnantajan puolelta tapahtuvaa työsuhteen päättämistä. Oli syy päättymiseen mikä tahansa, tälläkin vaiheella on suoraan merkitys mm. vaiheen 1 tehokkuuteen sekä vaiheen 3 optimointiin.
HR:n tehtävä on luoda kilpailuetua
HR:n tavoite on (tai ainakin tulisi aina olla!) tukea yritystä sen kasvussa ja kannattavuudessa. Yksinkertaisuudessaan tavoite toteutuu toimimalla seuraavasti:
- Optimoimalla ja tehostamalla vaiheita 1 ja 2
- Tekemällä parhaansa sen eteen, että vaihe 3 olisi mahdollisimman pitkä
- Optimoimalla ja oppimalla vaiheessa 4.
Rekrytoinnin kustannukset
Sanotaan, että uusasiakashankinta on kallista, mutta niin on totisesti myös uusosaajahankinta!
Henkilön rekrytointi maksaa yritykselle eri laskentatavoista sekä toimenkuvasta riippuen 50% – 200% rekrytoitavan henkilön vuosipalkasta. Arviossa otetaan huomioon vaiheiden 1, 2 ja 4 suorat sekä välilliset kustannukset, kuten esimiesten ja kollegoiden aika sekä menetetty tuotto.
Rekrytoinnin kustannusta suhteessa työsuhteen kestoon voitaisiin kuvata seuraavalla kaavalla:
Rekrytoinnin kustannus (0,5 x vuosipalkka) / työsuhteen kesto = rekrytoinnin kustannus per vuosi.
Kaavassa vuosipalkan kertoimena on käytetty 50%, mikä on tavallinen työtehtävissä, jotka eivät vaadi laajaa asiantuntemusta ja joiden perehdytysprosessi on lyhyt. Myyjien, esimiesten ja asiantuntijoiden rekrytointikulujen laskennassa käytetään jo vähintään kerrointa 100%. Spesifien alojen myyjien, korkeampien esimiesten sekä avainhenkilöiden palkoissa kerroin voi nousta jopa 200%:iin.
Kaavan perusteella voidaan sanoa, että
- mikäli HR onnistuu tuplaamaan työntekijöiden keskimääräisen työsuhteen keston, rekrytointien vuosikustannus puolittuu.
- Vastaavasti jos HR onnistuu optimoimaan vaiheita 1,2 ja 4 siten, että rekrytoinnin kustannus vähenee 20%, myös rekrytointien vuosikustannus vähenee 20%.
Ja vähän konkretiaa: Verrataan kahden yrityksen rekrytoinnin kustannuksia per vuosi.
- Yrityksessä A rekrytoinnin kustannukset ovat keskiarvon mukaiset (50-200% vuosipalkasta) ja työsuhteet kestävät keskimäärin 3 vuotta.
- Yrityksen B HR taas on saanut tuplattua yrityksen keskimääräisen työsuhteen keston 6 vuoteen ja on saanut vähennettyä rekrytoinnin kulua 20%.
Esim 1. – 10 hengen yritys
Molemmissa yrityksissä työskentelee 10 henkilöä, joiden palkka on 3000€/kk ja tehtävä helposti perehdytettävissä.
Yrityksen A vuosittainen kustannus = 10 x 36000€/v x 0,5 / 3v = 60 000 €
Yrityksen B vuosittainen kustannus = 10 x 36000€/v x 0,5 x 0,8 / 6v = 24 000 €
Yrityksen B vuosittainen kilpailuetu: 36 000 €
Esim 2. – 50 hengen yritys
Molemmissa yrityksissä työskentelee 50 henkilöä, joiden palkka on 3000€/kk ja tehtävä helposti perehdytettävissä.
Yrityksen A vuosittainen kustannus = 50 x 36000€/v x 0,5 / 3v = 300 000€
Yrityksen B vuosittainen kustannus = 50 x 36000€/v x 0,5 x 0,8 / 6v = 120 000€
Yrityksen B vuosittainen kilpailuetu: 180 000 €
Esim 3. – 80 hengen yritys
Molemmissa yrityksissä työskentelee 50 henkilöä, joiden palkka on 3000€/kk ja tehtävän perehdytys on helposti perehdytettävissä sekä 30 asiantuntijaa/esimiestä, joiden palkka on 4500€/kk (käytetään laskennassa 100% x vuosipalkka).
Yrityksen A vuosittainen kustannus
= 50 x 36000€/v x 0,5 / 3v + 30 x 54000€/v / 3v = 840 000 €
Yrityksen B vuosittainen kustannus
= 50 x 36000€/v x 0,5 x 0,8 / 6v + 30 x 54000€/v x 0,8 / 6v = 336 000 €
Yrityksen B vuosittainen kilpailuetu: 504 000 €
Jotta matikka täsmää, todettakoon, että yritys B on luultavasti panostanut rahallisesti enemmän HR:n kehittämiseen tai vaihtoehtoisesti se on keskittynyt HR:ssä oikeisiin asioihin. Saavutettu kilpailuetu on molemmissa tapauksessa kuitenkin merkittävä.
Mikäli kyseessä on vielä kasvava yritys, HR:ään tehtyjen panostusten arvo tulee näkymään yrityksen kasvussa eksponentiaalisesti.
HR:n merkitys kasvuyrityksille
Kasvuyritysten kohdalla HR:n onnistumisen merkitys korostuukin entisestään. Sen lisäksi, että henkilöstön määrä kasvaa koko ajan (jolloin edellä esitetty kilpailuetu moninkertaistuu), kasvuyrityksissä tehdään työtä jatkuvien uusien rekrytointitarpeiden parissa.
(Lue myös: Kasvuyritys – varaudu osaajapulan haasteisiin ajoissa)
Rekrytointien tehostaminen ja optimoiminen nouseekin kasvuyrityksillä merkittävään asemaan. Hyvä rekrytointiprosessi ei enää riitä, vaan rekrytoinnin tulee olla ennakoivaa ja kestävää. Aloilla, joilla osaajista kilpaillaan kynsin ja hampain, kasvuyritysten on pyrittävä tilaan, missä heillä on hakijoita ”reservissä”. Mikäli jokainen uusi rekrytointi aloitetaan aina alusta, yrityksen rahat sekä valmiudet menestyä, hukkuvat jatkuviin rekrytointipanostuksiin.
Käytännössä tähän tilaan päästäkseen, kasvuyrityksen on otettava haltuun työntekijäpolun kaikki neljä eri vaihetta. HR on jatkuvaa johtamista, ja mitä paremmat prosessit ja käytännöt johtajille voidaan tarjota polun eri vaiheisiin – sen todennäköisemmin he pystyvät loikkaamaan tielle osuvien esteiden yli sen sijaan, että kompastuisivat niihin.
Miten sitten lähteä liikkeelle tilanteen parantamisessa? Asiantuntevilla HR-osaajilla on taskut täynnä loistavia työkaluja tähän, joita suosittelemme lämpimästi hyödyntämään 😊
Ohessa kuitenkin muutama täsmäohje työntekijäpolun eri vaiheisiin:
- REKRYTOINTI: Hio prosessi kuntoon. Tee rekrytoinnista hakijoille sellainen kokemus, että he haluavat hakea yritykseesi myös uudestaan, vaikka eivät juuri tällä kerralla tulisi valituksi.
- PEREHDYTYS: Tee perehdytykselle tavoitteet ja varmista, että uusi työntekijäsi saa onnistumisia jo ensimmäisten viikkojen aikana. Luo perehdytykseen työkalut ja mentorointiohjelma.
- TYÖSUHDE: Vahvista yhteenkuuluvuutta ja anna työntekijöillesi optimaalinen ympäristö työnteolle, jotta he voivat tehdä parhaansa. Huomioi yksilöt ja käy kehityskeskusteluja. Kannusta työntekijöitä kertomaan yrityksestäsi. Älä pelkää ”vaikeita tilanteita” – hyvin hoidettuna ne voivat lujittaa työyhteisöäsi entisestään.
- EXIT: Kysele, opi ja kehity. Mitä voit tehdä paremmin, jotta tilanne ei toistu? Vai voitko tehdä mitään? Älä polta siltoja, vaan toivota hyvät tyypit tervetulleeksi takaisin tulevaisuudessa, mikäli tilanne muuttuu. Ruoho ei aina olekaan vihreää aidan toisella puolella.
Haluatko kuulla lisää, työntekijäpolun eri kosketuspisteitä ja siitä, miten niitä voi kehittää?
Ota yhteyttä hrkoordinaattori@turboteam.fi tai 010 212 0772
