Tuntuuko joskus siltä, että henkilöstön johtamiseen liittyvät tehtävät ja velvollisuudet tulevat aina eteen hieman yllättäen? Ja ehkä juuri silloin, kun työlistalla olisi kasa muitakin tehtäviä?
HR-vuosikello on työkalu, johon merkitään kalenterimaisesti etukäteen koko vuoden henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät ja tapahtumat. Se auttaa hahmottamaan yrityksen HR-toimet kokonaisuutena, ja sen avulla varmistetaan, etteivät henkilöstöön liittyvät deadlinet pääse yllättämään. Vuosikello suunnitellaan usein ennen alkavaa tilikautta, jotta vuoden tehtävät ovat selvillä uuden tilikauden alkaessa.
Kokosimme tähän blogiin muutamia vinkkejä, joilla pääset HR-vuosikellon kanssa alkuun.
Mitä asioita HR-vuosikelloon merkitään?
HR-vuosikellon sisältö tulisi aina suhteuttaa yrityksen omaan HR-strategiaan ja tavoitteisiin. Mikäli vuoden tavoite on yksinkertaisesti selvitä stressittömästi henkilöstöhallinnon lakisääteisistä velvollisuuksista, vuosikelloon ei välttämättä kannata sisällyttää muuta kuin vuoden aikana hoidettavaksi tulevat lakisääteiset velvollisuudet.
Sen sijaan esimerkiksi voimakkaasti henkilöstön hyvinvointiin ja sitouttamiseen panostavan yrityksen HR-vuosikello sisältää suurella todennäköisyydellä huomattavasti enemmän toimenpiteitä.
Alla muutamia esimerkkejä HR-vuosikelloon merkittävistä asioista:
- Palkanmaksuun liittyvät toiminnot (esim. tuntilistojen palautus)
- Lomiin liittyvät toiminnot (esim. kesälomakalenteri)
- Rekrytoinnit (esim. kesätyöntekijät)
- Koulutukset (sisäiset ja ulkoiset)
- Yrityksen sisäiset tapahtumat (esim. tyky-päivät)
- Vuosittaiset raportoinnit ja ilmoitukset (esim. korvausten haku koulutuksiin ja sairauspoissaoloihin liittyen)
- Henkilöstön kehityskeskustelut
- Työhyvinvointikyselyt
- Kehittämistoimet
- Henkilöstöhallinnon seuranta ja mittarit
Valitse yrityksen tavoitteisiin sopiva malli
Kun vuosikelloon merkittävät asiat ovat suunnilleen selvillä, on hyvä miettiä, miten yksityiskohtaisesti asiat halutaan vuosikelloon laittaa. Tämän pohjalta voidaan valita yritykselle sopivin vuosikellomalli.
Aikataulutuksen näkökulmasta monet suosivat vuosikellossa asioiden aikatauluttamista vuosikvartaalien tasolla. Osa toimista pystytään kuitenkin laittamaan vuosikelloon kuukauden tai ihan päivämäärän tarkkuudella.
Tyypillinen esimerkki yksityiskohtaisemmasta vuosikellosta, on malli, jossa käytetään neliportaista lähestymistapaa. Tällöin lähdetään liikkeelle yrityksen henkilöstöhallintoon liittyvistä tavoitteista, minkä jälkeen tavoitteet puretaan keinoiksi, konkreettisiksi toimenpiteiksi ja vastuiksi.
Esimerkiksi koulutuksiin liittyvät toiminnot voisivat näkyä yksityiskohtaisemmalla vuosikellolla seuraavasti:
- Tavoitteet:
- ylläpitää ja lisätä henkilöstön osaamista yrityksen ja yksilöiden tavoitteiden mukaisesti
- Keinot:
- Q1: nykytilan kartoittaminen, yrityksen ja yksilöiden osaamisen kehittämisen suunnittelu
- Q2-Q4: henkilöstön kannustaminen koulutuksiin ja oppimisen seuraaminen
- Toimenpiteet:
- Q1: osaamiskartoitus ja vuoden tavoitteiden kirjaaminen osaamisen kehittämiselle, Kehityskeskustelut, Koulutussuunnitelma, Koulutusinfo, Alkuvuoteen kalenteroidut koulutukset
- Q2-Q4: Loppuvuoteen kalenteroidut koulutukset. Koulutusinfo, Koulutusten raportoinnit. Sisäiset koulutukset ja niiden järjestelyt.
- Vastuut:
- Kullekin toimenpiteelle nimetään vastuuhenkilö.
- (Prioriteetti:
- Mikäli vuosikelloon sisällytetään paljon kehittämistyötä, voi olla perusteltua miettiä toimenpiteille myös prioriteetit, jotta kaikki pakolliset ja kriittiset tehtävät tulee varmasti hoidettua ensin.)
Toisaalta, kuten aiemmin totesimme, vuosikellon tarkoitus on palvella yrityksen sille asettamia tavoitteita. Mikäli yllä esitetty neliportainen lähestymistapa tuntuu turhan työllistävältä ja raskaalta, voi yritys ihan yhtä hyvin ottaa käyttöön riisutumman vuosikellomallin, jossa tulevalle vuodelle suunnitellut toimenpiteet listataan yksinkertaisesti vuoden eri kvartaaleille.
Mikäli HR-tehtäviä hoitaa yrityksessä useampi henkilö, suosittelemme tähänkin malliin kuitenkin sisällyttämään myös toimenpiteistä vastaavat henkilöt. Kalenteroidutkin tehtävät kun tuppaavat helposti jäämään tekemättä, mikäli niiden toteutuminen ei ole kenenkään vastuulla.
Muistutus: Miksi yritys tarvitsee HR-vuosikellon?
Mikä tekee HR-vuosikellosta mainion työkalun? Vastaus on yksinkertainen:
Vuosikello antaa aina enemmän kuin ottaa. Pienenä disclaimerina todettakoon heti perään, että tämä pätee vain siinä tapauksessa, että vuosikellon laatiminen on suhteutettu yrityksen HR-tavoitteisiin.
Vuosikellon laatimiseen voi käyttää aikaa yhdestä tunnista jopa viikkoihin, joten ennen aloittamista on hyvä arvioida, minkä suuruisen hyödyn yritys vuosikellosta saa, ja suhteuttaa työmäärä saavutettavaan hyötyyn.
Tähän avuksi olemme listanneet yleisimpiä HR-vuosikellosta saatavia hyötyjä:
- Lisää suunnitelmallisuutta ja auttaa varmistamaan, että suunnitellut toimenpiteet toteutetaan ajoissa.
Totesitko jälleen joulukuussa, että kehityskeskustelut ja työhyvinvointikyselyt jäivät tänäkin vuonna toteuttamatta? Toimenpiteiden suunnittelu ja kalenterointi etukäteen edesauttaa sitä, että asiat oikeasti myös tapahtuvat.
- Vähentää stressiä ja viime tippaan jääneitä tehtäviä.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. HR-vuosikello pitää aikataulut ja asiat mielessä. Se ei sentään tee asioita puolestasi, mutta kun asiat on ajoissa kirjattu ylös, ne eivät ainakaan enää pääse yllättämään puun takaa.
- Helpottaa resursointia.
Kun toimenpiteet ja vastuut on ennalta suunniteltu ja sovittu, töiden resursointi helpottuu niin yritys-, tiimi- kuin yksilötasolla.
- Tukee sisäistä viestintää ja parantaa ennakoitavuutta parantaen näin jo itsessään työhyvinvointia.
HR-vuosikellon avulla yritys pystyy viestimään tulevista asioista henkilöstölle ajoissa (kesälomat, koulutusten kirjaamiset, kehityskeskusteluajat, sisäiset koulutukset, jne). Tämä lisää henkilöstön turvallisuudentuntua ja kykyä suunnitella omaa tekemistään. Kun työntekijöille viestitään asioista ajoissa, he pystyvät myös reagoimaan ajoissa, mikä taas vaikuttaa suoraan esimiesten ja johdon kiireeseen ja stressitasoihin.
- Auttaa yhteisen HR-strategian johtamista ja toteuttamista.
Mitä enemmän yrityksessä on HR-toiminnoista vastaavia henkilöitä, sitä suurempi on tarve yhteiselle suunnittelulle ja työnjaolle. Useassa vähän pienemmässäkin yrityksessä HR-toimintoja saattaa hoitaa itse yrittäjä, toimistohenkilö sekä tilitoimisto. Jo yksinkertaisenkin HR-vuosikellon avulla voidaan varmistaa, että kaikki tietävät, mitä omalle tontille kuuluu, ja että kaikki tekeminen tukee yrityksen henkilöstöstrategiaa ja tavoitteita.
Miten päästä alkuun?
Kerrataan vielä. Jos nyt päätit laatia yrityksellesi HR-vuosikellon, näin pääset alkuun:
- Onnittele itseäsi hyvästä päätöksestä.
- Selkeytä yrityksesi tavoitteet henkilöstöhallintoon liittyen alkaneelle vuodelle. Mitä asioita haluat saada vuoden aikana aikaiseksi?
- Valitse tarpeisiisi sopiva vuosikellomalli. Yllä on esitetty muutamia esimerkkejä, mutta verkosta löytyy myös liuta muita.
- Luo mallin mukainen täytettävä pohja tai lataa sellainen verkosta. Mikäli haluat käyttää jotakin tekstissä esitellyistä malleista, laita meille viestiä, niin saat pohjan käyttöösi.
- Täytä vuosikellopohja. Ideoita ja hyviä käytäntöjä pohjan täyttämiseen voi kysyä mahdolliselta HR-kumppanilta tai tilitoimistolta. Muista jakaa vastuut.
(Älä ota liikaa paineita tästä kohdasta. Vuosikelloa voi myös päivittää vuoden varrella. Pääasia on, että tärkeimmät asiat ovat ylhäällä.) - Nauti aikaansaannoksestasi 😊
Tarvitsetko apua jonkin vaiheen kanssa? Kokeneet HR-koordinaattorimme auttavat selkeyttämään HR-strategiasi ja purkamaan sen selkeiksi toimenpiteiksi vuoden varrelle. Saat meiltä ideoita ja hyväksi todettuja käytäntöjä.
Olivat yrityksesi HR-tavoitteet sitten pieniä tai suuria, autamme niiden toteuttamisessa.
Koska jokaisella yrityksellä on oikeus sujuvaan arkeen 😉
